Nutzungsrechte zuweisen

Die Zuweisung von Nutzungsrechten erfolgt in fünf Schritten:

Auswahl, ob die Zuweisung über die Selektion von Nutzer/innen oder von Gruppen erfolgen soll
Selektion der betreffenden Nutzer/innen oder Gruppe/n
Auswahl von einem oder mehreren Produkten, die zugewiesen werden sollen.
Prüfung und Auswahl der Lizenzcodes, die zugewiesen werden sollen.
Abschließende Bestätigung der Zuweisung.

Auswahl,
ob die Zuweisung über die Selektion von Nutzer/innen oder von Gruppen erfolgen soll.

Vor der eigentlichen Zuweisung wählen Sie aus, an wen Sie Nutzungsrechte vergeben wollen. Die Zuweisung an "Nutzer/innen" führt zu einer direkten Zuweisung eines oder mehrerer Lizenzcodes an Nutzende Ihres Schulportals. Die Zuweisung zu einer "Lerngruppe" oder "Organisation" führt zu einer Zuweisung eines oder mehrerer Lizenzcodes zu einer Lerngruppe oder der ganzen Schule. Lizenzen sind exakt einer Art der Zuweisung zuzuordnen (Lizenztyp) und werden in dem Dialog der Zuweisung jeweils an der entsprechenden Stelle angezeigt.

Zuweisung an "Nutzer/innen" mit Lizenztyp Einzel (E)- und Volumenlizenz (V)
Zuweisung an "Lerngruppen" mit Lizentyp Gruppenlizenz (G)
Zuweisung an "Organisation" mit Lizentyp Schullizenz (S)

Die Lizenztypen V, G, S haben je Lizenzcode mehrere Nutzungsrechte, die im Zuweisungsprozess angezeigt werden.

Zuweisung an Nutzer/innen

Bei einer Einzellizenz hat jede Lizenz einen eigenen Lizenzcode. Dieser kann nur einmal zugewiesen werden, um einer Person ein Nutzungsrecht für ein Medium zu erteilen. Bei einer Volumenlizenz sind mit einem Lizenzcode mehrere Lizenzen verbunden. D.h. der Lizenzcode kann (bis zur angegebenen Maximalzahl) mehrmals zugewiesen werden, um einer entsprechenden Anzahl von Personen Nutzungsrechte für ein Medium zu erteilen. Die Zuweisung kann auch aufgeteilt in mehreren Durchgängen erfolgen.

Der Zuweisungsprozess enthält die drei Sektionen „Nutzer/innen“, „Produkte auswählen“ und „Zuweisungen prüfen“. Sie können bis zum abschließenden Schritt der Zuweisung Anpassungen in jeder Sektion vornehmen.

Schüler/innen und Lehrkräfte selektieren

Bei der Suche nach Nutzenden haben Sie drei Suchfilter, die Sie miteinander kombinieren können:

Das Feld Suchen ist eine Freitextsuche, hier kann nach Namen oder Teilen von Namen gesucht werden.
Über das Drop Down Menü Suche nach legen Sie fest, ob in Namen von Nutzer/innen oder von Lerngruppen gesucht werden soll.
Die Rolle schließlich filtert die Trefferanzeige nach Schüler/innen und Lehrkräften.

Eine Selektion von Nutzer/innen erstellen Sie durch das Markieren per Checkbox. Sie können einzelne oder alle aufgelisteten Nutzer/innen hinzufügen oder aus der Selektion entfernen.

Mit dem Button „+WEITERE AUSWAHL“ können Sie eine weitere Nutzer/innen Selektion durchführen und hinzufügen, z.B. wenn Sie mehreren Klassen dasselbe Produkt zuweisen möchten. Ein Klick auf den Button „ÜBERSICHT“ zeigt Ihnen alle bisher selektierten Nutzer/innen an. Sie haben hier die Möglichkeit, einzelne Nutzer/innen oder auch alle aus der Selektion zu entfernen. Der Button „WEITER“ leitet Sie in den nächsten Schritt der Produktauswahl.

Probieren Sie alle Funktionen der Suche und Selektion aus und überprüfen Sie, ob die erwarteten Ergebnisse erscheinen. Beachten Sie auch die Anzeige nach einer Selektion im oberen und unteren blauen Balken der Sektion.

Produktauswahl

Dieser Abschnitt ist logisch vergleichbar zur Suche nach Nutzer/innen aufgebaut. Auch hier können Sie direkt nach einzelnen Produkten suchen oder die Auswahl durch einen Filter auf einen Verlag eingrenzen. Es ist möglich, mehrere Produkte für die Zuweisung zu selektieren und nachträglich Produkte aus der Auswahl zu entfernen.

In der Produktauswahl werden Ihnen alle Produkte angezeigt, zu denen Lizenzen mit dem passenden Lizenztyp vorliegen (s.o.). Die Produktauswahl zeigt Ihnen zusätzlich an, wie viele Nutzungsrechte Sie für ein Produkt insgesamt besitzen und wie viele davon noch frei sind. Reichen die freien Nutzungsrechte für die Nutzer/innen in Ihrer Selektion nicht aus, wird die Checkbox in der Ergebnisliste der Produktauswahl ausgegraut und die Anzahl der Nutzungsrechte rot markiert. Dieses Produkt kann erst zugewiesen werden, wenn die Anzahl der Nutzer/innen reduziert wurde.

Überprüfung und Zuweisung der Nutzungsrechte

Im letzten Schritt überprüfen Sie die Zuweisung der Nutzungsrechte und wählen die zu verwendenden Lizenzcodes aus. Für jedes zuvor ausgewählte Produkt, das Sie den selektierten Nutzer/innen zuweisen wollen, wird ein eigener heller Balken angezeigt.

Sie können ein Produkt entfernen oder aber die Balken anklicken und öffnen, um die Lizenzcodes auszuwählen, die zugewiesen werden sollen. Über die Checkbox in der Tabellentitelzeile lassen sich mit einem Klick alle Lizenzcodes markieren, die für das Produkt zur Verfügung stehen. Bei der tatsächlichen Zuweisung werden dann nur so viele Lizenzen verwendet, wie für die selektierten Nutzer/innen erforderlich sind.

Sollte ein Nutzender bereits ein Nutzungsrecht für das betreffende Produkt besitzen, warnt Sie das System vor einer möglichen Doppel-Zuweisung. Sie haben dann die Möglichkeit, die doppelte Zuweisung zu bestätigen oder Ihre Nutzer/innen-Selektion anzupassen. Bitte beachten Sie, dass derselbe Volumenlizenzcode einem Nutzenden nicht doppelt zugewiesen werden kann

Zuweisung an Lerngruppen

Durch Zuweisung einer Lerngruppenlizenz wird über einen Lizenzcode allen Mitgliedern einer Lerngruppe (ggf. bis zur angegebenen Maximalzahl) ein Nutzungsrecht erteilt. Wenn während der Lizenzlaufzeit ein neues Mitglied in die Lerngruppe kommt, erhält es automatisch auch ein Nutzungsrecht für das betreffende Medium. Verlässt ein Mitglied die Lerngruppe, verliert es automatisch das Nutzungsrecht.

Nach dem Klick auf „Lerngruppen“ in der Übersichtseite (s.o) landen Sie in dem Dialog „Nutzungsrechte zuweisen (Lerngruppen Suche)“. Sie können auch hier bis zum abschließenden Schritt der Zuweisung zwischen den Bereichen „Lerngruppen“, „Produkte auswählen“ und „Zuweisungen prüfen“ wechseln und Anpassungen vornehmen.

Suche und Auswahl der Lerngruppen und Produkte verlaufen in gleicher Art und Weise wie bei den Nutzer/innen. Bei der Produktauswahl werden die Nutzungsrechte einer Lerngruppenlizenz angezeigt (z.B. "35") und aufaddiert, wenn Sie mehrere Lerngruppenlizenzen für das gleiche Produkt besitzen. Sobald Sie einen Lizenzcode zugewiesen haben, sinkt die Anzahl der verfügbaren Nutzungsrechte (in dem Beispiel um 35), da eine Lizenz nur genau einer Lerngruppe zugewiesen werden kann. Ist die Zahl der Lerngruppenmitglieder höher als die Zahl verfügbarer Nutzungsrechte für das Produkt, wird die Checkbox für die Produktauswahl ausgegraut.

Haben Sie mehrere Lerngruppen ausgewählt aber nicht genügend Lerngruppenlizenzen für ein Produkt, dann wird bei der abschließenden Prüfung die Zuweisung verhindert und der entsprechende Button ausgegraut. Passen Sie dann bitte die Anzahl der Lerngruppen an die Anzahl der verfügbaren Lerngruppenlizenzen an.

Zuweisung an Organisation

Durch Zuweisung einer Schullizenz wird mit einem Lizenzcode allen Schülerinnen und Schülern einer Schule sowie allen Lehrkräften (ggf. bis zur angegebenen Maximalzahl) ein Nutzungsrecht erteilt. Bei einer Schul-Sonderlizenz für Lehrkräfte gilt das Nutzungsrecht nur für die Lehrkräfte. Wer während der Laufzeit der Lizenz an die Schule kommt, erhält automatisch auch ein Nutzungsrecht für das betreffende Medium.

Nach dem Klick auf Organisation in der Übersichtseite (s.o), landen Sie in dem Dialog „Nutzungsrechte zuweisen (Organisation Suche)“. Sie können auch hier bis zum abschließenden Schritt der Zuweisung zwischen den Abschnitten „Organisation“, „Produkte auswählen“ und „Zuweisungen prüfen“ wechseln und Anpassungen vornehmen.

Für die Organisation entfällt die Suche, Sie müssen nur Ihre Schule selektieren. Bei der Produktauswahl werden die Nutzungsrechte für Schullizenzen angezeigt (z.B.∞, für unbegrenzt). Ist die Anzahl der Mitglieder einer Organisation höher als die Anzahl verfügbarer Nutzungsrechte, wird die Checkbox der Produktauswahl ausgegraut.

Sollte ein Nutzender das Nutzungsrecht für ein Produkt bereits besitzen, warnt Sie das System vor einer möglichen Doppel-Zuweisung. Sie haben dann die Möglichkeit, die doppelte Zuweisung zu bestätigen oder Ihre Selektion anzupassen.

Lerngruppen- und Schullizenzen werden zurzeit nur vom Westermann Verlag angeboten. Bitte beachten Sie die Erläuterungen zur Nutzung dieser Lizenzarten im Anhang der Anleitung.